انواع دستگاه فتوکپی چیست؟ قبل از خرید باید کدام مدل را انتخاب کنیم؟

وقتی صحبت از خرید دستگاه فتوکپی می‌شود، انتخاب فقط بین چند برند یا چند مدل نیست. دستگاه‌های کپی از نظر رنگ چاپ، اندازه کاغذ، سرعت، امکانات، نوع کاربری و حتی ابعاد بدنه تفاوت زیادی با یکدیگر دارند. به همین دلیل ممکن است دستگاهی که برای یک دفتر اداری کاملاً مناسب است، برای یک چاپخانه کوچک یا دفتر فنی انتخاب اقتصادی و مناسبی نباشد.

برای اینکه انتخاب دقیق‌تری داشته باشید، ابتدا باید مشخص کنید به دستگاه کپی با چه امکاناتی نیاز دارید و قرار است روزانه چه حجم کاری را انجام دهد.

۱. دستگاه کپی سیاه و سفید؛ انتخاب اقتصادی برای حجم بالای اسناد

اگر بیشتر اسناد شما شامل متن، قرارداد، فرم، نامه، فاکتور و مدارک اداری است، معمولاً دستگاه فتوکپی سیاه و سفید انتخاب منطقی‌تری خواهد بود. این دستگاه‌ها برای محیط‌هایی طراحی شده‌اند که سرعت و هزینه تمام‌شده چاپ اهمیت بیشتری از چاپ رنگی دارد.

دفاتر اداری، مدارس، مراکز آموزشی، دفاتر اسناد رسمی، مراکز خدماتی و بسیاری از شرکت‌ها بخش زیادی از نیاز خود را با دستگاه‌های سیاه و سفید برطرف می‌کنند.

برای نمونه، مدل‌هایی مانند Sharp MX-M264N، Sharp MX-M365N و Sharp MX-M465N می‌توانند در بررسی گزینه‌های دستگاه کپی سیاه و سفید مورد توجه قرار بگیرند.

۲. دستگاه کپی رنگی؛ برای زمانی که کیفیت و رنگ اهمیت دارد

اگر چاپ بروشور، کاتالوگ، تصاویر، نمودارهای رنگی، فایل‌های تبلیغاتی یا مدارکی با عناصر گرافیکی رنگی بخشی از کار روزانه شماست، باید به سراغ دستگاه کپی رنگی بروید.

البته دستگاه رنگی صرفاً به دلیل داشتن امکانات بیشتر، برای همه کاربران گزینه بهتری نیست. اگر تقریباً تمام اسناد شما سیاه و سفید هستند، خرید دستگاه رنگی ممکن است هزینه اولیه و هزینه مواد مصرفی بیشتری ایجاد کند؛ بنابراین باید نیاز واقعی کسب‌وکار را در نظر بگیرید.

در دسته دستگاه‌های رنگی حرفه‌ای، محصولاتی مانند Xerox AltaLink C8070، Xerox AltaLink C8055 و Xerox AltaLink C8045 از جمله گزینه‌هایی هستند که می‌توان هنگام بررسی دستگاه‌های رنگی حرفه‌ای در نظر گرفت.

۳. دستگاه کپی چندکاره؛ فقط کپی نگیرید!

یکی از مهم‌ترین تصمیم‌ها هنگام خرید دستگاه فتوکپی این است که آیا دستگاه فقط برای کپی مورد استفاده قرار می‌گیرد یا به امکانات دیگری مانند پرینت و اسکن نیز نیاز دارید.

دستگاه‌های چندکاره معمولاً می‌توانند چند وظیفه را در یک مجموعه انجام دهند؛ برای مثال:

• کپی اسناد
• پرینت از کامپیوتر
• اسکن مدارک
• چاپ دورو
• ارسال و دریافت فایل در شبکه، در مدل‌های مجهز

برای آشنایی دقیق‌تر با ساختار این دستگاه‌ها، مطالعه مقاله دستگاه کپی سه کاره چیست؟ می‌تواند قبل از تصمیم‌گیری بسیار مفید باشد.

اگر علاوه بر کپی به پرینت و اسکن نیاز دارید، دستگاه چندکاره می‌تواند فضای کاری را کاهش دهد و نیاز به خرید چند دستگاه مجزا را کمتر کند.

۴. دستگاه کپی رومیزی یا ایستاده؛ کدام مناسب شماست؟

از نظر ابعاد و ساختار، دستگاه‌های کپی را می‌توان به مدل‌های کوچک‌تر رومیزی و مدل‌های بزرگ‌تر ایستاده تقسیم کرد. انتخاب بین این دو به حجم کار و فضای محل استفاده بستگی دارد.

برای مثال، اگر فضای محدودی دارید و دستگاه را برای یک دفتر کوچک می‌خواهید، گزینه‌های رومیزی مانند Ricoh MP2001 می‌توانند در فهرست بررسی قرار بگیرند.

۵. دستگاه A4 یا A3؟ اندازه کاغذ را دست‌کم نگیرید

یکی از مواردی که هنگام خرید دستگاه کپی گاهی نادیده گرفته می‌شود، حداکثر سایز کاغذ قابل استفاده است. اگر تمام اسناد شما A4 هستند، لزوماً به دستگاهی با قابلیت‌های گسترده‌تر نیاز ندارید؛ اما دفاتر فنی، شرکت‌های مهندسی، معماری و برخی مراکز خدمات چاپ معمولاً به پشتیبانی از A3 نیاز دارند.

اگر کاربرد شما فنی و مهندسی است، پیشنهاد می‌کنیم قبل از انتخاب مدل، راهنمای بهترین دستگاه کپی برای دفاتر فنی را نیز بررسی کنید.

۶. دستگاه کپی شبکه‌ای؛ مناسب محیط‌های چندکاربره

در شرکت‌هایی که چند کاربر از یک دستگاه استفاده می‌کنند، قابلیت اتصال دستگاه به شبکه اهمیت زیادی پیدا می‌کند. دستگاه کپی شبکه‌ای می‌تواند به کاربران اجازه دهد اسناد خود را از سیستم‌های مختلف به دستگاه ارسال کنند، بدون اینکه برای هر کامپیوتر یک دستگاه جداگانه در نظر گرفته شود.

اگر دستگاه قرار است در یک شرکت یا سازمان بین چند سیستم کامپیوتری مورد استفاده قرار گیرد، مقاله دستگاه کپی شبکه‌ای چیست؟ را قبل از خرید مطالعه کنید.

۷. دیجیتال یا قدیمی؟ چرا فناوری دستگاه مهم است؟

در بازار دستگاه‌های کپی ممکن است با مدل‌هایی با سن، فناوری و شرایط کارکرد متفاوت مواجه شوید. در دستگاه‌های دیجیتال، علاوه بر کپی، امکاناتی مانند چاپ از طریق شبکه، اسکن، مدیریت کاربران و چاپ دورو می‌تواند در تصمیم‌گیری مؤثر باشد.

به همین دلیل هنگام مقایسه دو دستگاه، فقط به سرعت چاپ یا قیمت توجه نکنید. باید مجموعه‌ای از عوامل شامل امکانات، وضعیت دستگاه، میزان کارکرد، دسترسی به مواد مصرفی، قطعات و خدمات فنی را در کنار هم بررسی کنید.

جدول سریع انتخاب دستگاه فتوکپی بر اساس نوع کاربری

در بخش بعدی، انتخاب دستگاه فتوکپی را بر اساس نوع کسب‌وکار و حجم واقعی کار بررسی می‌کنیم؛ از دفتر کوچک و شرکت گرفته تا دفتر فنی، دفتر اسناد رسمی و چاپخانه. در این مرحله مشخص می‌شود هر کاربر چه مشخصاتی را باید در اولویت قرار دهد.

بهترین دستگاه فتوکپی برای هر کسب‌وکار کدام است؟

انتخاب دستگاه فتوکپی مناسب زمانی دقیق می‌شود که به جای پرسیدن «کدام دستگاه بهتر است؟»، سؤال را به شکل دیگری مطرح کنیم: کدام دستگاه برای نوع کار من مناسب‌تر است؟

نیاز یک دفتر کوچک با نیاز یک شرکت چند ده نفره، دفتر فنی، دفتر اسناد رسمی یا مرکز خدمات چاپ یکسان نیست. حجم چاپ، تعداد کاربران، نوع اسناد، اندازه کاغذ، نیاز به چاپ رنگی و هزینه مواد مصرفی همگی می‌توانند انتخاب نهایی را تغییر دهند.

بنابراین اگر قصد خرید دستگاه کپی دارید، ابتدا نوع کاربری خود را مشخص کنید و سپس سراغ مدل بروید.

دستگاه فتوکپی مناسب دفتر کوچک

برای یک دفتر کوچک که روزانه تعداد محدودی سند چاپ و کپی می‌کند، خرید یک دستگاه بسیار بزرگ و صنعتی معمولاً منطقی نیست. در چنین شرایطی، دستگاهی با ابعاد مناسب، امکانات چندکاره، مصرف قابل کنترل و هزینه نگهداری منطقی انتخاب بهتری است.

اگر علاوه بر کپی به پرینت و اسکن نیز نیاز دارید، یک دستگاه چندکاره می‌تواند چند نیاز مختلف را در یک دستگاه پوشش دهد. برای آشنایی بیشتر با این دسته، مقاله دستگاه کپی سه کاره چیست؟ را مطالعه کنید.

بهترین دستگاه فتوکپی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها

در شرکت‌ها معمولاً چند کاربر به صورت هم‌زمان یا در طول روز از یک دستگاه استفاده می‌کنند. در این شرایط، سرعت، ظرفیت ورودی کاغذ، قابلیت اتصال به شبکه، چاپ دورو و دوام دستگاه اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

دستگاه باید بتواند حجم کاری مجموعه را بدون ایجاد توقف‌های مکرر مدیریت کند. همچنین دسترسی آسان به تونر، درام و قطعات مصرفی در بلندمدت اهمیت زیادی دارد.

برای انتخاب دقیق‌تر، مقاله بهترین دستگاه کپی زیراکس برای شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌تواند نقطه شروع مناسبی برای مقایسه باشد.

در میان مدل‌های حرفه‌ای، گزینه‌هایی مانند Xerox AltaLink B8045، Xerox AltaLink B8055 و Xerox AltaLink B8075 را می‌توان در فهرست بررسی دستگاه‌های سیاه و سفید سازمانی قرار داد.

دستگاه کپی مناسب دفتر فنی و مهندسی

دفاتر فنی و مهندسی معمولاً با نقشه، قرارداد، گزارش، جدول، مدارک پروژه و اسناد در اندازه‌های مختلف سروکار دارند. بنابراین در این محیط‌ها، پشتیبانی از A3 و مدیریت حجم مناسب اسناد اهمیت زیادی دارد.

در چنین محیطی نباید صرفاً قیمت دستگاه را ملاک قرار داد. اگر دستگاه از نظر سایز کاغذ یا ظرفیت پاسخگوی نیاز دفتر نباشد، حتی یک دستگاه ارزان نیز در نهایت هزینه بیشتری ایجاد خواهد کرد.

برای بررسی جزئیات بیشتر، حتماً مقاله بهترین دستگاه کپی برای دفاتر فنی را نیز ببینید.

دستگاه فتوکپی برای دفتر اسناد رسمی

در دفتر اسناد رسمی، سرعت و پایداری دستگاه اهمیت زیادی دارد؛ زیرا دستگاه ممکن است در طول روز بارها برای کپی مدارک، قراردادها و اسناد مورد استفاده قرار گیرد.

در این نوع کاربری، معمولاً دستگاه سیاه و سفید چندکاره انتخاب کاربردی‌تری است؛ به‌خصوص زمانی که چاپ رنگی بخش اصلی فعالیت دفتر نیست.

یکی از مواردی که هنگام انتخاب باید جدی گرفته شود، هزینه مواد مصرفی و امکان تأمین قطعات در آینده است. دستگاهی که خرید آن ارزان‌تر است اما قطعات مصرفی آن به سختی پیدا می‌شوند، الزاماً انتخاب اقتصادی‌تری نیست.

اگر برای دفتر اسناد رسمی به دنبال انتخاب مدل هستید، مقاله کدام دستگاه کپی برای دفاتر اسناد رسمی مناسب است؟ را بررسی کنید.

دستگاه کپی برای چاپخانه و مرکز خدمات چاپ

شرایط یک مرکز کپی یا چاپخانه کوچک با یک دفتر اداری کاملاً متفاوت است. در اینجا دستگاه مستقیماً روی درآمد مجموعه تأثیر می‌گذارد؛ بنابراین سرعت، دوام، ظرفیت کاری و هزینه هر برگ اهمیت بسیار بالایی دارند.

اگر دستگاه مرتباً در حال چاپ باشد، کوچک‌ترین ضعف در سیستم تغذیه کاغذ، فیوزینگ، درام یا مواد مصرفی می‌تواند باعث توقف کار و کاهش درآمد شود.

به همین دلیل برای این نوع کاربری، انتخاب دستگاه باید با نگاه بلندمدت انجام شود و صرفاً بر اساس قیمت خرید اولیه نباشد.

برای بررسی تخصصی‌تر این کاربری، مقاله بهترین دستگاه کپی برای چاپخانه کوچک را مطالعه کنید.

دستگاه کپی مناسب مدرسه و مراکز آموزشی

مدارس، آموزشگاه‌ها و مراکز آموزشی معمولاً با حجم زیادی از جزوه، فرم، آزمون، برگه‌های آموزشی و اسناد اداری مواجه هستند. در چنین محیطی، دستگاه باید بتواند حجم کاری نسبتاً بالا را با هزینه قابل کنترل مدیریت کند.

اگر بیشتر مدارک آموزشی شما سیاه و سفید هستند، دستگاه رنگی لزوماً انتخاب مناسبی نیست. در عوض می‌توان روی سرعت، ظرفیت کاغذ، چاپ دورو و هزینه تونر تمرکز کرد.

دستگاه فتوکپی مناسب کاربری رنگی و تبلیغاتی

اگر کسب‌وکار شما با بروشور، کاتالوگ، فایل تبلیغاتی، نمودار یا اسناد رنگی سروکار دارد، انتخاب دستگاه کپی رنگی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

در این شرایط علاوه بر کیفیت چاپ، باید قیمت و دسترسی به تونرهای رنگی و سایر قطعات مصرفی را نیز بررسی کنید. برای نمونه، در هنگام بررسی دستگاه‌های رنگی زیراکس، محصولاتی مانند Xerox AltaLink C8145 و Xerox AltaLink C8155 می‌توانند در فهرست گزینه‌های قابل بررسی قرار بگیرند.

جدول انتخاب دستگاه کپی بر اساس نوع کسب‌وکار

حجم چاپ چقدر باید در انتخاب دستگاه فتوکپی تأثیر داشته باشد؟

یکی از مهم‌ترین معیارها در خرید دستگاه فتوکپی، تخمین حجم واقعی چاپ است. اشتباه رایج این است که کاربر فقط به حجم چاپ امروز توجه کند، در حالی که بهتر است احتمال افزایش حجم کار در آینده نیز در نظر گرفته شود.

برای مثال، دستگاهی که برای یک دفتر با حجم کاری سبک انتخاب می‌شود، ممکن است برای یک مرکز خدمات چاپ که هر روز تعداد زیادی صفحه تولید می‌کند مناسب نباشد. از طرف دیگر، خرید یک دستگاه بسیار بزرگ برای کاربری سبک نیز می‌تواند سرمایه اولیه و هزینه‌های نگهداری را بدون دلیل افزایش دهد.

یک اشتباه مهم: انتخاب دستگاه فقط بر اساس سرعت

ممکن است دو دستگاه سرعت‌های متفاوتی داشته باشند و مدل سریع‌تر در نگاه اول جذاب‌تر باشد؛ اما اگر حجم کاری شما پایین باشد، پرداخت هزینه بیشتر برای سرعت بالاتر الزاماً ارزش اقتصادی ندارد.

در مقابل، برای محیط‌های پرترافیک، سرعت پایین می‌تواند باعث صف چاپ، افزایش زمان انتظار کاربران و کاهش بهره‌وری شود. بنابراین سرعت دستگاه باید متناسب با حجم واقعی کار انتخاب شود، نه صرفاً بر اساس بالاتر بودن عدد درج‌شده در مشخصات.

قبل از خرید، مدل دستگاه را با آینده کسب‌وکار خود هماهنگ کنید

اگر احتمال می‌دهید تعداد کاربران، حجم اسناد یا نیازهای چاپی مجموعه افزایش پیدا کند، بهتر است دستگاهی را انتخاب کنید که مقداری ظرفیت بالاتر از نیاز فعلی داشته باشد. این کار می‌تواند از تعویض زودهنگام دستگاه جلوگیری کند.

در نهایت، بهترین دستگاه فتوکپی برای شما الزاماً گران‌ترین یا سریع‌ترین مدل بازار نیست؛ بلکه مدلی است که با حجم کار، نوع اسناد، بودجه و هزینه‌های بلندمدت کسب‌وکار شما تناسب داشته باشد.

خرید دستگاه فتوکپی نو یا استوک؟ کدام انتخاب بهتری است؟

یکی از مهم‌ترین تصمیم‌ها هنگام خرید دستگاه فتوکپی انتخاب بین دستگاه نو، آکبند و استوک است. اختلاف قیمت این گزینه‌ها ممکن است قابل توجه باشد، اما قیمت اولیه تنها بخشی از هزینه واقعی خرید دستگاه کپی است. وضعیت فنی، میزان کارکرد، سلامت قطعات، دسترسی به مواد مصرفی، خدمات فنی و طول عمر باقی‌مانده نیز باید در تصمیم نهایی در نظر گرفته شوند.

به همین دلیل نمی‌توان به‌صورت کلی گفت دستگاه نو همیشه بهتر است یا دستگاه استوک همیشه اقتصادی‌تر است. انتخاب درست به بودجه، حجم کاری و شرایط استفاده شما بستگی دارد.

دستگاه کپی نو یا آکبند چیست؟

دستگاه آکبند معمولاً دستگاهی است که به‌عنوان محصول نو عرضه می‌شود و سابقه کارکرد آن با دستگاه‌های استوک متفاوت است. مهم‌ترین مزیت چنین دستگاهی این است که خریدار معمولاً با دستگاهی با سابقه استفاده بسیار کمتر مواجه است و نگرانی درباره فرسودگی قطعات ناشی از کارکرد قبلی کاهش پیدا می‌کند.

با این حال، هنگام خرید دستگاه آکبند نیز نباید فقط به عبارت «نو» یا «آکبند» اکتفا کرد. مدل دقیق دستگاه، وضعیت موجودی، اصالت کالا، لوازم همراه، شرایط گارانتی یا خدمات و امکان تأمین قطعات و مواد مصرفی باید بررسی شود.

برای آشنایی بیشتر با این موضوع می‌توانید مقاله دستگاه کپی زیراکس آکبند را مطالعه کنید.

دستگاه کپی استوک چیست؟

دستگاه کپی استوک دستگاهی است که قبلاً مورد استفاده قرار گرفته و پس از ورود به بازار، ممکن است بررسی، سرویس، تعمیر یا آماده‌سازی شود و سپس مجدداً به فروش برسد. در این دسته، وضعیت دستگاه‌ها می‌تواند با یکدیگر تفاوت زیادی داشته باشد.

بنابراین هنگام خرید دستگاه کپی استوک، صرفاً مدل و برند کافی نیست؛ باید وضعیت همان دستگاهی که قرار است خریداری شود بررسی شود.

در این زمینه، مطالعه مقاله تفاوت دستگاه کپی استوک و نو و همچنین دستگاه کپی زیراکس استوک یا آکبند؟ مقایسه کامل و راهنمای خرید می‌تواند دید دقیق‌تری درباره این انتخاب ایجاد کند.

مقایسه دستگاه کپی استوک و نو

هنگام خرید دستگاه کپی استوک چه چیزهایی را بررسی کنیم؟

اگر تصمیم گرفته‌اید برای کاهش هزینه اولیه سراغ دستگاه استوک بروید، بررسی فنی قبل از خرید اهمیت بسیار زیادی دارد. ظاهر تمیز دستگاه به‌تنهایی نمی‌تواند سلامت آن را تضمین کند.

۱. شمارنده یا Counter دستگاه را بررسی کنید

یکی از اطلاعات مهم در دستگاه‌های کپی، شمارنده صفحات است. این عدد می‌تواند دید اولیه‌ای درباره میزان استفاده از دستگاه بدهد. با این حال، بهتر است شمارنده را به‌تنهایی ملاک تصمیم قرار ندهید و وضعیت واقعی قطعات و عملکرد دستگاه نیز بررسی شود.

۲. کیفیت کپی و چاپ را تست کنید

قبل از خرید، چندین صفحه را با دستگاه کپی و در صورت وجود قابلیت پرینت، چند فایل را نیز چاپ کنید. خروجی را از نظر یکنواختی چاپ، لکه، خطوط عمودی یا افقی، بخش‌های کم‌رنگ و قسمت‌های بیش از حد تیره بررسی کنید.

برای شناخت مشکلات رایج خروجی، مقالات زیر نیز می‌توانند مفید باشند:

• علت خط افتادن روی کاغذ دستگاه کپی چیست؟
• علت سیاه چاپ کردن دستگاه کپی چیست؟
• علت سفید چاپ کردن دستگاه کپی چیست؟
• علت کم‌رنگ چاپ کردن دستگاه کپی چیست؟

۳. سیستم تغذیه کاغذ را بررسی کنید

یکی از قسمت‌هایی که در دستگاه‌های پرکارکرد ممکن است دچار فرسودگی شود، سیستم تغذیه کاغذ است. هنگام تست، چندین برگ پشت سر هم وارد دستگاه کنید و ببینید آیا دستگاه کاغذ را به‌درستی می‌کشد یا با مشکلاتی مانند چندبرگی، کج کشیدن یا گیرکردن مواجه می‌شود.

سلامت بخش‌هایی مانند پیکاپ، رولرها و مکانیزم انتقال کاغذ در عملکرد روزانه اهمیت زیادی دارد.

۴. یونیت درام و سیستم انتقال تصویر را بررسی کنید

درام یکی از اجزای مهم دستگاه کپی است و وضعیت آن می‌تواند روی کیفیت خروجی تأثیر مستقیم داشته باشد. اگر درام فرسوده باشد، ممکن است علائمی مانند خطوط، لکه یا افت کیفیت چاپ مشاهده شود.

هزینه قطعات نیز باید در محاسبه هزینه واقعی دستگاه در نظر گرفته شود. برای مثال، آنزان سیستم قطعات مختلفی برای مدل‌های گوناگون عرضه می‌کند؛ از جمله درام کپی شارپ MX500/M453N/M503N و درام کپی کانن IR-2016/2020.

۵. فیوزینگ یا بخش تثبیت تونر را تست کنید

فیوزینگ وظیفه تثبیت تونر روی کاغذ را بر عهده دارد. مشکلات این بخش می‌تواند باعث چسبیدن نامناسب تونر، خرابی خروجی یا ایجاد اختلال در مسیر کاغذ شود.

بنابراین در زمان تست دستگاه، علاوه بر ظاهر چاپ، به نحوه خروج کاغذ و کیفیت تثبیت تونر نیز توجه کنید.

۶. دستگاه را از نظر ارورها بررسی کنید

دستگاه را چند بار روشن و خاموش کنید و عملکرد بخش‌های مختلف آن را آزمایش کنید. اگر دستگاه دارای سابقه خطا یا ارورهای ثبت‌شده باشد، بهتر است علت آن مشخص شود.

برای دستگاه‌های شارپ، آشنایی با خطاهای رایج مانند ارور SC542 دستگاه کپی شارپ، ارور SC541 و ارور SC545 می‌تواند برای خریداران دستگاه‌های استوک مفید باشد.

چرا ظاهر دستگاه کپی نباید معیار اصلی خرید باشد؟

ممکن است یک دستگاه استوک از نظر ظاهری بسیار تمیز و سالم باشد، اما برخی قطعات داخلی آن به دلیل کارکرد زیاد نیاز به تعویض داشته باشند. برعکس، دستگاهی با خط‌وخش جزئی روی بدنه ممکن است از نظر عملکرد شرایط بهتری داشته باشد.

بنابراین در خرید دستگاه فتوکپی استوک اولویت باید با عملکرد، سابقه سرویس، میزان کارکرد، سلامت قطعات و کیفیت خروجی باشد؛ نه صرفاً ظاهر بدنه.

چه زمانی دستگاه استوک انتخاب منطقی‌تری است؟

اگر بودجه خرید محدود است اما به یک دستگاه حرفه‌ای با امکانات مناسب نیاز دارید، یک دستگاه استوک سالم می‌تواند گزینه قابل بررسی باشد. این موضوع مخصوصاً زمانی اهمیت پیدا می‌کند که بتوانید دستگاه را پیش از خرید تست کنید و از وضعیت قطعات و خدمات پس از فروش آن مطمئن شوید.

در مقابل، اگر دستگاه قرار است برای یک مجموعه حساس استفاده شود و توقف دستگاه می‌تواند باعث اختلال جدی در کار شود، بهتر است ریسک خرید دستگاهی با سابقه نامشخص را تا حد امکان کاهش دهید.

چک‌لیست سریع خرید دستگاه کپی استوک

در بخش بعدی سراغ یکی از مهم‌ترین مراحل خرید دستگاه فتوکپی می‌رویم: مقایسه برندها و مدل‌ها. در آن قسمت بررسی می‌کنیم چه زمانی شارپ، زیراکس، کونیکا مینولتا یا ریکو انتخاب مناسب‌تری است و چطور بدون گرفتار شدن در تبلیغات، مدل مناسب را انتخاب کنیم.

بهترین برند دستگاه فتوکپی کدام است؟ مقایسه شارپ، زیراکس، کونیکا مینولتا و ریکو

بعد از مشخص شدن نوع کاربری و حجم چاپ، نوبت به یکی از مهم‌ترین مراحل خرید دستگاه فتوکپی می‌رسد: انتخاب برند و مدل. در بازار دستگاه‌های کپی، برندهایی مانند Sharp، Xerox، Konica Minolta و Ricoh گزینه‌های شناخته‌شده‌ای هستند؛ اما نمی‌توان یک برند را برای تمام کاربران بهترین دانست.

دستگاه مناسب یک دفتر کوچک ممکن است با دستگاه مورد نیاز یک شرکت، دفتر فنی یا مرکز خدمات چاپ کاملاً متفاوت باشد. بنابراین بهتر است به جای انتخاب برند صرفاً بر اساس شهرت، مواردی مانند حجم کاری، امکانات، هزینه مواد مصرفی، وضعیت دستگاه، قطعات یدکی و خدمات فنی را در کنار هم بررسی کنید.

دستگاه کپی شارپ؛ انتخابی برای کاربری اداری و حرفه‌ای

شارپ یکی از برندهایی است که مدل‌های متنوعی از دستگاه‌های کپی را برای کاربری‌های مختلف ارائه کرده است. در زمان انتخاب دستگاه شارپ، باید مدل دقیق، امکانات، سرعت، ظرفیت و شرایط دستگاه مورد نظر بررسی شود.

اگر قصد خرید این برند را دارید، پیشنهاد می‌کنیم ابتدا راهنمای خرید دستگاه کپی شارپ را مطالعه کنید تا معیارهای انتخاب مدل مناسب را بهتر بشناسید.

برای مقایسه گزینه‌های موجود، مدل‌هایی مانند Sharp MX-M264N، Sharp MX-M365N، Sharp MX-M465N و Sharp MX-M502N را می‌توان بر اساس نیاز و شرایط کاری بررسی کرد.

همچنین اگر به دنبال ظرفیت کاری بالاتر هستید، مدل‌هایی مانند Sharp MX-M565 و Sharp MX-M5050 نیز در میان گزینه‌های قابل بررسی قرار می‌گیرند.

دستگاه کپی زیراکس؛ مناسب محیط‌های حرفه‌ای و سازمانی

Xerox نیز یکی از نام‌های شناخته‌شده در حوزه چاپ و کپی است و مدل‌های مختلف آن در محیط‌های اداری، سازمانی و حرفه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرند.

اگر انتخاب شما زیراکس است، مطالعه راهنمای خرید دستگاه کپی زیراکس می‌تواند به شما کمک کند مدل مناسب را بر اساس نوع استفاده انتخاب کنید.

در گروه مدل‌های سیاه و سفید، محصولاتی مانند Xerox AltaLink B8045، Xerox AltaLink B8055، Xerox AltaLink B8075 و Xerox AltaLink B8155 قابل بررسی هستند.

برای کاربری رنگی نیز مدل‌هایی مانند Xerox AltaLink C8045، Xerox AltaLink C8055 و Xerox AltaLink C8070 از گزینه‌هایی هستند که می‌توان مشخصات و هزینه‌های آن‌ها را با نیاز واقعی مجموعه مقایسه کرد.

کونیکا مینولتا؛ چه زمانی باید سراغ این برند برویم؟

Konica Minolta نیز در بازار دستگاه‌های کپی حرفه‌ای یکی از گزینه‌های قابل توجه است. هنگام انتخاب این برند، علاوه بر مشخصات فنی دستگاه، باید به مواد مصرفی، قطعات و هزینه نگهداری مدل انتخابی توجه کرد.

اگر بین زیراکس و کونیکا مینولتا مردد هستید، مقاله مقایسه دستگاه کپی زیراکس و کونیکا مینولتا را مطالعه کنید.

همچنین اگر انتخاب شما بین شارپ و کونیکا مینولتا است، مقاله مقایسه کونیکا مینولتا و شارپ می‌تواند معیارهای مقایسه را روشن‌تر کند.

از جمله مدل‌هایی که می‌توان در این دسته بررسی کرد، Konica Minolta C654، Konica Minolta C759 و Konica Minolta C652 هستند.

ریکو؛ انتخاب برای کاربری‌های متنوع

Ricoh نیز از برندهایی است که مدل‌های مختلفی برای محیط‌های اداری و حرفه‌ای دارد. اگر فضای کاری شما محدود است و به یک دستگاه چندکاره نیاز دارید، مدل‌های رومیزی می‌توانند مورد بررسی قرار گیرند.

برای مثال، Ricoh MP2001 می‌تواند برای کاربرانی که به دنبال دستگاه رومیزی هستند، در فهرست بررسی قرار گیرد.

در کاربری‌های حرفه‌ای‌تر نیز Ricoh MP4002 از مدل‌هایی است که می‌توان بر اساس شرایط استفاده بررسی کرد.

شارپ بهتر است یا زیراکس؟

این سؤال یکی از رایج‌ترین جستجوهای کاربران هنگام خرید دستگاه کپی است، اما پاسخ آن به نیاز شما بستگی دارد. مقایسه برندها زمانی معنا دارد که دو مدل با سطح کاربری و شرایط مشابه را در مقابل یکدیگر قرار دهید.

برای مثال، مقایسه یک دستگاه کوچک اداری با یک دستگاه سازمانی پرظرفیت صرفاً به دلیل اینکه هر دو از دو برند متفاوت هستند، نتیجه دقیقی به شما نمی‌دهد.

برای بررسی دقیق‌تر این موضوع می‌توانید مقاله مقایسه دستگاه کپی شارپ و زیراکس را نیز مطالعه کنید.

مقایسه کلی برندهای دستگاه فتوکپی

هنگام مقایسه دو دستگاه کپی، چه معیارهایی مهم‌تر هستند؟

اگر بین دو یا چند مدل مردد هستید، مقایسه را با یک ترتیب مشخص انجام دهید. این کار باعث می‌شود تبلیغات یا تفاوت قیمت اولیه، تصمیم شما را تحت تأثیر قرار ندهد.

1. حجم کاری: آیا دستگاه برای تعداد صفحات مورد نیاز شما مناسب است؟
2. نوع چاپ: سیاه و سفید یا رنگی؟
3. سایز کاغذ: آیا به A3 نیاز دارید؟
4. امکانات: آیا پرینت، اسکن، چاپ دورو یا اتصال شبکه لازم است؟
5. وضعیت دستگاه: نو، آکبند یا استوک؟
6. مواد مصرفی: تونر و قطعات مصرفی با چه هزینه‌ای قابل تأمین هستند؟
7. تعمیر و سرویس: آیا قطعات و خدمات فنی برای مدل مورد نظر در دسترس است؟
8. هزینه بلندمدت: آیا قیمت پایین خرید با هزینه بالای نگهداری جبران نمی‌شود؟

قطعات و مواد مصرفی؛ حلقه فراموش‌شده در انتخاب برند

یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های واقعی بین مدل‌های مختلف، وضعیت مواد مصرفی و قطعات است. دستگاه کپی وسیله‌ای نیست که بعد از خرید برای همیشه بدون هزینه جانبی کار کند؛ تونر، درام، قطعات فیوزینگ، رولرها و سایر اجزا ممکن است در طول عمر دستگاه نیاز به سرویس یا تعویض داشته باشند.

به همین دلیل قبل از خرید دستگاه فتوکپی بهتر است برای مدل انتخابی خود، قیمت و دسترسی مواد مصرفی را نیز بررسی کنید. برای نمونه، در بازار قطعات، محصولاتی مانند تونر شارژ کانن 105/7105/8500 یا تونر اورجینال کونیکا مینولتا TN622 نشان می‌دهند که انتخاب دستگاه باید همراه با بررسی زنجیره تأمین مواد مصرفی انجام شود.

همچنین برای مدل‌های رنگی زیراکس، گزینه‌هایی مانند تونر اورجینال Xerox C8100 و تونر سازگار Xerox C8100 را می‌توان از نظر نوع و هزینه مصرفی بررسی کرد.

بالاخره کدام برند را انتخاب کنیم؟

اگر هنوز بین چند برند مردد هستید، ابتدا برند را کنار بگذارید و مشخصات مورد نیاز خود را بنویسید. سپس از هر برند یک یا چند مدل متناسب با همان نیاز انتخاب و مقایسه کنید.

در بخش بعدی وارد یکی از مهم‌ترین موضوعات اقتصادی مقاله می‌شویم: هزینه واقعی دستگاه فتوکپی بعد از خرید. بررسی می‌کنیم تونر، درام، فیوزینگ، رولرها، سرویس دوره‌ای و خرابی دستگاه چگونه روی هزینه هر برگ اثر می‌گذارند و چرا ارزان‌ترین دستگاه همیشه ارزان‌ترین انتخاب نیست.

هزینه واقعی دستگاه فتوکپی چقدر است؟ فقط قیمت خرید را حساب نکنید

یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات هنگام خرید دستگاه فتوکپی این است که خریدار فقط قیمت اولیه دستگاه را با بودجه خود مقایسه کند. دستگاه کپی یک وسیله مصرفی نیست که هزینه آن با پرداخت مبلغ خرید تمام شود؛ بلکه در طول زمان هزینه‌هایی مانند تونر، درام، قطعات مصرفی، سرویس، تعمیرات و حتی توقف دستگاه نیز باید در نظر گرفته شوند.

به همین دلیل ممکن است دو دستگاه با قیمت خرید مشابه، در پایان چند سال هزینه کاملاً متفاوتی برای مالک ایجاد کنند. انتخاب اقتصادی، دستگاهی نیست که فقط ارزان‌تر خریداری شود؛ بلکه دستگاهی است که هزینه استفاده و نگهداری آن با حجم کاری شما تناسب داشته باشد.

مهم‌ترین هزینه‌های بعد از خرید دستگاه کپی

بعد از خرید، چند دسته هزینه بیشتر از سایر موارد روی هزینه نهایی استفاده از دستگاه تأثیر می‌گذارند. شناخت این هزینه‌ها قبل از انتخاب مدل، به شما کمک می‌کند دستگاهی را انتخاب کنید که در بلندمدت اقتصادی‌تر باشد.

۱. هزینه تونر دستگاه کپی

تونر یکی از اصلی‌ترین مواد مصرفی دستگاه‌های کپی است و میزان مصرف آن به مدل دستگاه، نوع تونر، میزان پوشش صفحه و حجم چاپ بستگی دارد. بنابراین هنگام انتخاب دستگاه، فقط قیمت خود دستگاه را بررسی نکنید و ببینید تونر مورد استفاده آن چقدر هزینه دارد و چقدر به‌راحتی قابل تأمین است.

برای مثال، برای برخی مدل‌های کانن، محصولاتی مانند تونر شارژ کانن Canon 105/7105/8500 و تونر کارتریج کانن 7105 AS در بازار موجود هستند.

در دستگاه‌های رنگی نیز باید هزینه تمام رنگ‌ها را در نظر گرفت؛ زیرا یک دستگاه رنگی معمولاً تنها به یک ماده مصرفی وابسته نیست و مجموعه تونرهای رنگی آن باید در محاسبات اقتصادی لحاظ شود.

۲. هزینه درام

درام دستگاه کپی یکی از قطعات مهم سیستم تصویربرداری است و فرسودگی آن می‌تواند کیفیت چاپ را کاهش دهد. بنابراین هنگام خرید دستگاه استوک، وضعیت درام اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

هزینه تعویض درام را باید متناسب با مدل دستگاه بررسی کرد. برای نمونه، در بازار قطعات دستگاه کپی محصولاتی مانند درام کپی شارپ MX500/M453N/M503N و درام رنگی کونیکا مینولتا C452/C552 وجود دارد.

۳. هزینه فیوزینگ و قطعات حرارتی

واحد فیوزینگ وظیفه تثبیت تونر روی کاغذ را بر عهده دارد و قطعات آن نیز ممکن است در طول زمان نیاز به تعویض داشته باشند. پرس فیوزینگ، هاترول، تفلون، بوش و برخی قطعات مرتبط با این بخش از جمله مواردی هستند که در تعمیر و سرویس بعضی دستگاه‌ها مورد توجه قرار می‌گیرند.

برای نمونه، برای برخی مدل‌های کانن قطعاتی مانند پرس فیوزینگ کانن IR 105/7105/8500 و تفلون هاترول کانن IR 105/7105 قابل تأمین هستند.

۴. رولرها و قطعات تغذیه کاغذ

هر بار که دستگاه کاغذ را از سینی دریافت می‌کند، مجموعه‌ای از قطعات مکانیکی درگیر می‌شوند. با افزایش کارکرد دستگاه، برخی از این قطعات ممکن است دچار فرسودگی شوند و علائمی مانند گیرکردن کاغذ، چندبرگی یا عدم تغذیه صحیح ایجاد کنند.

به همین دلیل هنگام خرید دستگاه استوک، وضعیت سیستم تغذیه کاغذ را حتماً تست کنید و هزینه قطعات مربوط به آن مدل را نیز در نظر داشته باشید.

برای برخی دستگاه‌های کانن، قطعاتی مانند پیکاپ صاف بزرگ کانن و پیکاپ دستی کانن از جمله قطعات مرتبط با سیستم تغذیه کاغذ هستند.

هزینه هر برگ؛ معیار بهتر برای مقایسه دستگاه‌ها

اگر حجم چاپ شما زیاد است، بهتر است به جای تمرکز صرف بر قیمت دستگاه، به هزینه تقریبی هر برگ نیز توجه کنید. این معیار کمک می‌کند بفهمید یک دستگاه در استفاده روزمره چقدر برای شما هزینه ایجاد می‌کند.

برای یک مقایسه ساده، می‌توانید هزینه مواد مصرفی اصلی را در تعداد صفحاتی که با آن‌ها چاپ می‌شوند تقسیم کنید. البته این محاسبه باید با توجه به شرایط واقعی چاپ انجام شود و عواملی مانند میزان پوشش صفحه، نوع کاغذ و وضعیت دستگاه می‌توانند روی مصرف تأثیر بگذارند.

آیا دستگاه گران‌تر همیشه هزینه نگهداری بیشتری دارد؟

خیر. قیمت خرید بالاتر لزوماً به معنی هزینه نهایی بیشتر نیست. یک دستگاه حرفه‌ای‌تر ممکن است در برابر حجم کاری بالا عملکرد مناسب‌تری داشته باشد و به دلیل تناسب بهتر با حجم چاپ، هزینه توقف و تعمیرات غیرضروری کمتری ایجاد کند.

از طرف دیگر، خرید دستگاهی با ظرفیت بسیار بالاتر از نیاز نیز می‌تواند سرمایه اولیه بیشتری طلب کند. بنابراین هدف، پیدا کردن نقطه تعادل بین قیمت خرید و هزینه استفاده است.

تأثیر حجم چاپ روی هزینه نگهداری

تعمیرات دستگاه کپی را در محاسبه قیمت فراموش نکنید

هر دستگاه مکانیکی و الکترونیکی ممکن است در طول زمان نیازمند سرویس یا تعمیر شود. این موضوع در دستگاه‌های استوک اهمیت بیشتری دارد؛ زیرا میزان فرسودگی قطعات باید پیش از خرید مشخص شود.

به همین دلیل انتخاب مدلی که قطعات آن به‌راحتی پیدا می‌شوند و تعمیرکار متخصص آن در دسترس است، می‌تواند ریسک هزینه‌های غیرمنتظره را کاهش دهد.

برای افزایش طول عمر دستگاه نیز مطالعه مقاله نگهداری دستگاه کپی توصیه می‌شود.

هزینه توقف دستگاه؛ هزینه‌ای که معمولاً دیده نمی‌شود

فرض کنید دستگاه شما در یک دفتر خدماتی یا مرکز چاپ دچار مشکل شود و برای مدتی از کار بیفتد. هزینه این اتفاق فقط مبلغ تعمیر نیست؛ بلکه زمان از دست‌رفته، تأخیر در تحویل اسناد و حتی از دست رفتن مشتری نیز می‌تواند بخشی از هزینه واقعی باشد.

به همین دلیل در کسب‌وکارهایی که دستگاه کپی نقش مستقیم در درآمد دارد، پایداری و دسترسی به خدمات فنی باید یکی از معیارهای اصلی خرید باشد.

قبل از خرید دستگاه فتوکپی این ۷ هزینه را بررسی کنید

1. قیمت اولیه دستگاه
2. قیمت و دسترسی تونر
3. هزینه درام و قطعات تصویربرداری
4. هزینه قطعات فیوزینگ و تغذیه کاغذ
5. هزینه سرویس و تعمیرات
6. هزینه تقریبی هر برگ
7. هزینه احتمالی توقف دستگاه

اگر این موارد را قبل از خرید بررسی کنید، تصمیم شما از یک مقایسه ساده قیمت به یک ارزیابی واقعی اقتصادی تبدیل خواهد شد.

در بخش بعدی سراغ یک مرحله کاملاً عملی می‌رویم: چک‌لیست نهایی قبل از خرید دستگاه فتوکپی. در آن قسمت مشخص می‌کنیم قبل از پرداخت وجه دقیقاً چه مواردی را باید از فروشنده بپرسید، دستگاه استوک را چگونه تست کنید و چه اشتباهاتی ممکن است باعث یک خرید ناموفق شوند.

چک‌لیست خرید دستگاه فتوکپی؛ قبل از پرداخت پول این موارد را بررسی کنید

تا اینجا با انواع دستگاه‌های فتوکپی، انتخاب دستگاه بر اساس نوع کسب‌وکار، تفاوت دستگاه نو و استوک، برندهای مختلف و هزینه‌های نگهداری آشنا شدیم. اما یک سؤال مهم باقی می‌ماند: قبل از خرید دستگاه فتوکپی دقیقاً چه چیزهایی را باید بررسی کنیم؟

پاسخ به این سؤال اهمیت زیادی دارد؛ زیرا حتی اگر یک مدل از نظر مشخصات فنی مناسب باشد، ممکن است دستگاهی که در مقابل شما قرار دارد به دلیل کارکرد بالا، فرسودگی قطعات یا مشکلات فنی انتخاب مناسبی نباشد.

۱. ابتدا نیاز واقعی خود را مشخص کنید

قبل از اینکه حتی یک مدل را انتخاب کنید، مشخص کنید دستگاه قرار است چه کاری انجام دهد. پاسخ این سؤال‌ها مسیر خرید شما را مشخص می‌کند:

• روزانه تقریباً چند صفحه کپی یا چاپ دارید؟
• آیا به چاپ A3 نیاز دارید؟
• دستگاه باید رنگی باشد یا سیاه و سفید؟
• آیا اسکن و پرینت نیز لازم دارید؟
• چند نفر قرار است از دستگاه استفاده کنند؟
• آیا دستگاه باید به شبکه داخلی متصل شود؟
• بودجه شما فقط برای خرید است یا هزینه مواد مصرفی را نیز در نظر گرفته‌اید؟

اگر پاسخ این موارد را مشخص کنید، بسیاری از مدل‌های نامناسب از همان ابتدا حذف می‌شوند و انتخاب شما دقیق‌تر خواهد شد.

۲. مدل دقیق دستگاه را بررسی کنید

یکی از اشتباهات رایج این است که خریدار فقط نام برند را می‌بیند. اما یک برند ممکن است ده‌ها مدل با امکانات و ظرفیت‌های متفاوت داشته باشد.

برای مثال، در محصولات شارپ تفاوت بین مدل‌هایی مانند Sharp MX-M264N، Sharp MX-M365N و Sharp MX-M465N باعث می‌شود انتخاب صرفاً بر اساس نام «شارپ» کافی نباشد.

همین موضوع درباره دستگاه‌های زیراکس، ریکو و کونیکا مینولتا نیز صدق می‌کند. بنابراین مدل دقیق دستگاه باید قبل از خرید مشخص شود.

۳. دستگاه را روشن و خاموش کنید

اگر دستگاه را حضوری خریداری می‌کنید، روشن شدن دستگاه اولین تست است اما آخرین تست نیست. به زمان راه‌اندازی، پیام‌های نمایشگر و هرگونه ارور یا هشدار توجه کنید.

پس از روشن شدن نیز عملکرد منو، صفحه‌نمایش، کلیدها، سینی‌ها و بخش‌های اصلی دستگاه را بررسی کنید.

اگر دستگاه روشن نمی‌شود یا پس از روشن شدن خطای جدی نمایش می‌دهد، قبل از پرداخت هزینه باید علت مشکل مشخص شود. برای آشنایی با یکی از مشکلات رایج، مقاله علت روشن نشدن دستگاه کپی چیست؟ را نیز می‌توانید مطالعه کنید.

۴. کیفیت کپی را با چند نوع سند مختلف تست کنید

یک صفحه آزمایشی برای بررسی کامل کیفیت دستگاه کافی نیست. بهتر است چند نوع سند با متن، تصاویر و قسمت‌های خاکستری را امتحان کنید.

در خروجی به موارد زیر توجه کنید:

• خطوط عمودی یا افقی
• لکه‌های تیره یا نقاط غیرعادی
• قسمت‌های سفید و چاپ‌نشده
• کم‌رنگ شدن متن
• تیره شدن بیش از حد تصویر
• پس‌زمینه خاکستری غیرطبیعی
• تکرار یک لکه یا خط در صفحات

برای بررسی مشکلات کیفیت چاپ، مقالات تخصصی علت خط افتادن روی کاغذ دستگاه کپی، علت سیاه چاپ کردن دستگاه کپی و علت کم‌رنگ چاپ کردن دستگاه کپی نیز مفید هستند.

۵. سیستم تغذیه کاغذ را جدی بگیرید

گیر کردن کاغذ یکی از مشکلات آزاردهنده دستگاه کپی است. بنابراین هنگام تست، چندین بار از سینی‌های مختلف کاغذ وارد دستگاه کنید.

بررسی کنید:

• کاغذ به‌صورت صاف وارد دستگاه می‌شود یا خیر.
• دستگاه چند برگ را هم‌زمان نمی‌کشد.
• کاغذ در مسیر گیر نمی‌کند.
• سینی کاغذ به‌درستی کار می‌کند.
• رولرها هنگام تغذیه صدای غیرعادی ایجاد نمی‌کنند.

در صورت مشاهده مشکل مکرر، بهتر است قبل از خرید علت دقیق مشخص شود؛ زیرا هزینه تعمیر سیستم تغذیه می‌تواند به قیمت نهایی دستگاه اضافه شود.

۶. قابلیت چاپ دورو را تست کنید

اگر دستگاه موردنظر قابلیت چاپ یا کپی دورو دارد، این قابلیت را حتماً در عمل آزمایش کنید. صرفاً وجود گزینه Duplex در مشخصات دستگاه به این معنی نیست که عملکرد آن در دستگاه موردنظر شما بدون مشکل است.

یک سند را به‌صورت دورو کپی یا چاپ کنید و خروجی را از نظر ترتیب صفحات، کیفیت چاپ و عملکرد صحیح مسیر کاغذ بررسی کنید.

۷. اسکن و پرینت را در دستگاه‌های چندکاره آزمایش کنید

اگر برای خرید دستگاه کپی سه‌کاره یا چندکاره اقدام کرده‌اید، تست کپی به‌تنهایی کافی نیست. قابلیت‌های دیگر دستگاه نیز باید بررسی شوند.

برای مثال:

• اسکن یک سند را امتحان کنید.
• در صورت وجود اتصال شبکه، ارتباط دستگاه با کامپیوتر را بررسی کنید.
• یک فایل متنی را پرینت بگیرید.
• چاپ دورو را در صورت وجود تست کنید.
• عملکرد تغذیه خودکار اسناد را بررسی کنید.

این موضوع مخصوصاً برای شرکت‌هایی اهمیت دارد که چندین کاربر قرار است از یک دستگاه استفاده کنند.

۸. شمارنده دستگاه را بررسی کنید

در دستگاه‌های استوک، Counter یکی از اطلاعات مهمی است که باید بررسی شود. شمارنده می‌تواند اطلاعاتی درباره میزان کارکرد دستگاه ارائه کند، اما نباید تنها معیار تصمیم‌گیری باشد.

عدد شمارنده را در کنار وضعیت درام، فیوزینگ، رولرها، کیفیت چاپ و ظاهر داخلی دستگاه ارزیابی کنید.

۹. وضعیت درام و فیوزینگ را بررسی کنید

درام و فیوزینگ از بخش‌های مهم دستگاه هستند و خرابی یا فرسودگی آن‌ها می‌تواند کیفیت چاپ و هزینه تعمیرات را تحت تأثیر قرار دهد.

اگر دستگاه استوک است، درباره سابقه سرویس یا تعویض قطعات مهم سؤال کنید. همچنین اگر احتمال تعویض درام یا قطعات فیوزینگ وجود دارد، هزینه آن را قبل از خرید محاسبه کنید.

برای نمونه، در بازار قطعات مدل‌های مختلفی مانند درام کپی ریکو Aficio و درام مشکی Xerox 5945 قابل تأمین هستند؛ بنابراین بهتر است قبل از خرید، قطعات مدل انتخابی خود را نیز بررسی کنید.

۱۰. از فروشنده درباره سابقه سرویس سؤال کنید

اگر دستگاه استوک است، پرسش درباره سابقه سرویس می‌تواند اطلاعات ارزشمندی در اختیار شما قرار دهد. سؤالاتی مانند موارد زیر را مطرح کنید:

• دستگاه قبلاً در چه محیطی استفاده شده است؟
• میزان کارکرد دستگاه چقدر بوده است؟
• چه قطعاتی تاکنون تعویض شده‌اند؟
• آخرین سرویس دستگاه چه زمانی انجام شده است؟
• آیا دستگاه ارور یا مشکل شناخته‌شده‌ای دارد؟
• آیا قطعات اصلی دستگاه سالم هستند؟
• شرایط تست و ضمانت دستگاه چگونه است؟

۱۱. قیمت مواد مصرفی را قبل از خرید بررسی کنید

گاهی خریدار چند مدل را از نظر قیمت دستگاه مقایسه می‌کند اما قیمت تونر و قطعات مصرفی را بررسی نمی‌کند. این کار می‌تواند در آینده هزینه زیادی ایجاد کند.

برای مثال، اگر دستگاهی قیمت خرید مناسبی داشته باشد اما مواد مصرفی آن گران یا کمیاب باشند، ممکن است در حجم چاپ بالا اقتصادی نباشد.

بنابراین قبل از خرید، برای مدل موردنظر قیمت تونر، درام و قطعات مهم را بررسی کنید. برای دستگاه‌های کانن، محصولاتی مانند تونر کارتریج کانن 105/605/8500 و بلید کپی کانن IR-105/8500/7105 نمونه‌هایی از قطعات و مواد مصرفی قابل بررسی هستند.

۱۲. هزینه نگهداری را از فروشنده بپرسید

پرسیدن قیمت دستگاه کافی نیست. قبل از خرید بپرسید سرویس دوره‌ای، قطعات مصرفی و تعمیرات معمول آن مدل چه هزینه‌ای دارند.

برای کاهش هزینه‌های غیرضروری نیز بهتر است اصول نگهداری دستگاه کپی را از همان ابتدای استفاده رعایت کنید.

۱۳. شرایط گارانتی و خدمات را دقیق بخوانید

اگر دستگاه با ضمانت یا خدمات ارائه می‌شود، دقیقاً مشخص کنید این ضمانت شامل چه مواردی است. مدت ضمانت به‌تنهایی معیار کافی نیست؛ باید بدانید چه قطعات و چه نوع خرابی‌هایی تحت پوشش قرار می‌گیرند.

چک‌لیست نهایی خرید دستگاه فتوکپی

۵ اشتباه پرهزینه هنگام خرید دستگاه کپی

1. خرید فقط بر اساس قیمت: قیمت پایین همیشه به معنی خرید اقتصادی نیست.
2. انتخاب دستگاه بزرگ‌تر از نیاز: ظرفیت اضافی بدون استفاده می‌تواند سرمایه شما را بی‌دلیل درگیر کند.
3. بی‌توجهی به مواد مصرفی: هزینه تونر و قطعات در استفاده طولانی‌مدت اهمیت زیادی دارد.
4. اعتماد به ظاهر دستگاه استوک: ظاهر تمیز به‌تنهایی سلامت فنی را اثبات نمی‌کند.
5. تست نکردن دستگاه: به‌خصوص در خرید دستگاه استوک، تست عملی بسیار مهم است.

در بخش هشتم و پایانی، تمام معیارهای مقاله را کنار هم قرار می‌دهیم و یک راهنمای تصمیم‌گیری نهایی ارائه می‌کنیم؛ همچنین سؤالات متداول خرید دستگاه فتوکپی، جمع‌بندی نهایی و بخش‌های مهم سئویی مقاله را اضافه خواهیم کرد تا مقاله برای کاربر و موتورهای جستجو کامل‌تر شود.

راهنمای نهایی خرید دستگاه فتوکپی؛ کدام دستگاه برای شما مناسب‌تر است؟

بعد از بررسی انواع دستگاه‌ها، برندها، تفاوت دستگاه نو و استوک، هزینه‌های مصرفی، قطعات، خدمات و نکات تست، حالا می‌توانیم یک نتیجه مهم بگیریم: بهترین دستگاه فتوکپی برای همه یکسان نیست.

مدلی که برای یک دفتر کوچک انتخاب مناسبی است، ممکن است برای یک شرکت بزرگ یا چاپخانه کوچک ظرفیت کافی نداشته باشد. بنابراین هنگام خرید دستگاه فتوکپی باید به جای دنبال کردن یک مدل خاص، ابتدا نیاز واقعی مجموعه را مشخص کنید و سپس دستگاهی را انتخاب کنید که از نظر سرعت، ظرفیت، امکانات، هزینه مصرفی و خدمات با آن نیاز هماهنگ باشد.

اگر هنوز بین چند مدل مردد هستید، مطالعه راهنمای بهترین دستگاه کپی می‌تواند برای مقایسه گزینه‌های مختلف کمک‌کننده باشد.

اگر این نیاز را دارید، چه نوع دستگاهی را بررسی کنید؟

بهترین انتخاب همیشه گران‌ترین دستگاه نیست

یکی از اشتباهات رایج در خرید دستگاه کپی این است که تصور کنیم هرچه دستگاه بزرگ‌تر، سریع‌تر و گران‌تر باشد، انتخاب بهتری است. در حالی که اگر حجم کاری شما پایین باشد، خرید یک دستگاه بسیار قدرتمند ممکن است سرمایه بیشتری از نیاز واقعی شما مصرف کند.

از طرف دیگر، خرید یک دستگاه ضعیف برای مجموعه‌ای با حجم کاری بالا نیز می‌تواند باعث افزایش استهلاک، توقف‌های مکرر و هزینه تعمیر شود.

دستگاه کپی نو بخریم یا استوک؟

اگر بودجه کافی برای خرید دستگاه نو دارید و خدمات و پشتیبانی برایتان اهمیت زیادی دارد، دستگاه نو می‌تواند گزینه مناسبی باشد. اما دستگاه استوک سالم و کارشناسی‌شده نیز می‌تواند برای بسیاری از کسب‌وکارها انتخاب اقتصادی باشد.

مهم این است که دستگاه استوک صرفاً به دلیل قیمت پایین انتخاب نشود. میزان کارکرد، وضعیت قطعات، کیفیت چاپ، سابقه سرویس و امکان تأمین قطعات باید بررسی شود.

برای تصمیم دقیق‌تر، مقاله تفاوت دستگاه کپی استوک و نو و همچنین راهنمای دستگاه کپی زیراکس استوک یا آکبند را مطالعه کنید.

چرا خدمات پس از فروش در خرید دستگاه کپی اهمیت دارد؟

دستگاه فتوکپی یک وسیله مصرفی ساده نیست؛ در استفاده حرفه‌ای، قطعات مختلف آن به مرور زمان نیاز به سرویس یا تعویض پیدا می‌کنند. به همین دلیل، دسترسی به قطعات و تکنسین متخصص می‌تواند به اندازه قیمت اولیه دستگاه اهمیت داشته باشد.

قبل از خرید، مطمئن شوید که برای مدل انتخابی شما مواد مصرفی و قطعات موردنیاز قابل تهیه هستند و در صورت بروز مشکل، امکان سرویس دستگاه وجود دارد.

همچنین بهتر است اصول نگهداری دستگاه کپی را از همان ابتدای استفاده رعایت کنید تا از خرابی‌های قابل پیشگیری جلوگیری شود.

سؤالات متداول درباره خرید دستگاه فتوکپی

بهترین دستگاه فتوکپی کدام است؟

یک مدل را نمی‌توان برای همه کاربران به عنوان بهترین دستگاه معرفی کرد. بهترین انتخاب به حجم چاپ، نوع کاربری، نیاز به رنگ، سایز کاغذ، امکاناتی مانند اسکن و پرینت، بودجه و هزینه مواد مصرفی بستگی دارد.

برای یک دفتر کوچک چه دستگاه کپی بخریم؟

برای دفتر کوچک معمولاً دستگاهی با ابعاد مناسب، امکانات کاربردی و هزینه مصرفی منطقی انتخاب بهتری است. اگر به اسکن و پرینت نیز نیاز دارید، یک دستگاه چندکاره می‌تواند نیازهای بیشتری را با یک دستگاه پوشش دهد.

برای شرکت و سازمان دستگاه کپی چگونه انتخاب کنیم؟

در شرکت‌ها علاوه بر سرعت، حجم کاری، قابلیت اتصال شبکه، مدیریت کاربران و ظرفیت تغذیه کاغذ اهمیت زیادی دارد. برای چنین محیط‌هایی بهتر است مدل‌های اداری با ظرفیت متناسب با تعداد کاربران بررسی شوند.

راهنمای بهترین دستگاه کپی زیراکس برای شرکت‌ها و سازمان‌ها نیز می‌تواند در انتخاب دستگاه مناسب محیط‌های سازمانی مفید باشد.

برای دفتر فنی چه دستگاه کپی مناسب است؟

دفاتر فنی معمولاً با اسناد، نقشه‌ها و فایل‌های متنوع سروکار دارند. بنابراین باید علاوه بر سرعت و کیفیت، سایز کاغذ و امکانات موردنیاز دفتر را نیز در نظر گرفت. برای بررسی بیشتر می‌توانید مقاله بهترین دستگاه کپی برای دفاتر فنی را ببینید.

دستگاه کپی رنگی بهتر است یا سیاه و سفید؟

اگر بخش عمده اسناد شما متنی و اداری است، دستگاه سیاه‌وسفید معمولاً انتخاب منطقی‌تری است. اما اگر چاپ بروشور، تصاویر، ارائه‌ها یا اسناد رنگی بخش مهمی از فعالیت شماست، دستگاه رنگی می‌تواند کاربرد بیشتری داشته باشد.

آیا دستگاه کپی سه‌کاره ارزش خرید دارد؟

اگر علاوه بر کپی به پرینت و اسکن نیاز دارید، دستگاه چندکاره می‌تواند فضای کاری و تعداد تجهیزات موردنیاز را کاهش دهد. برای آشنایی بیشتر با این نوع دستگاه‌ها، مقاله دستگاه کپی سه‌کاره چیست؟ را مطالعه کنید.

در خرید دستگاه کپی استوک چه چیزی مهم‌تر است؟

سلامت واقعی دستگاه از ظاهر آن مهم‌تر است. کیفیت خروجی، شمارنده، وضعیت درام و فیوزینگ، سیستم تغذیه کاغذ، خطاهای دستگاه، سابقه سرویس و امکان تأمین قطعات باید بررسی شوند.

چگونه بفهمیم قیمت دستگاه کپی مناسب است؟

قیمت دستگاه را به‌تنهایی مقایسه نکنید. هزینه تونر، درام، قطعات مصرفی، تعمیرات، سرویس، برق و حتی هزینه توقف دستگاه را نیز در نظر بگیرید. ممکن است دستگاهی در ابتدا ارزان‌تر باشد اما در بلندمدت هزینه بیشتری به کسب‌وکار تحمیل کند.

آیا قطعات و تونر دستگاه کپی مهم هستند؟

بله. دسترسی به تونر و قطعات یکی از معیارهای مهم قبل از خرید است. دستگاهی که مواد مصرفی آن به‌راحتی قابل تهیه باشد، در استفاده بلندمدت ریسک کمتری ایجاد می‌کند.

قبل از خرید دستگاه کپی استوک چند صفحه باید تست کنیم؟

تعداد ثابت و اجباری برای تست وجود ندارد؛ اما بهتر است دستگاه فقط با یک برگه آزمایش نشود. چندین صفحه متوالی را با حالت‌های مختلف کپی یا چاپ کنید و سیستم تغذیه، کیفیت خروجی، عملکرد دورو و رفتار دستگاه پس از گرم شدن را بررسی کنید.

جمع‌بندی نهایی؛ قبل از خرید دستگاه فتوکپی این ۷ سؤال را بپرسید

1. حجم واقعی کار من چقدر است؟
2. دستگاه سیاه‌وسفید لازم دارم یا رنگی؟
3. به کپی، پرینت و اسکن همزمان نیاز دارم؟
4. دستگاه نو برای من مناسب‌تر است یا استوک کارشناسی‌شده؟
5. هزینه تونر و قطعات مصرفی مدل انتخابی چقدر است؟
6. قطعات و خدمات دستگاه به‌راحتی در دسترس هستند؟
7. آیا دستگاه قبل از خرید به‌صورت عملی تست شده است؟

خرید دستگاه فتوکپی از آنزان سیستم

اگر برای انتخاب دستگاه مناسب هنوز بین چند مدل مردد هستید، بهتر است قبل از خرید مشخصات فنی، نوع کاربری، هزینه مواد مصرفی و شرایط خدمات هر مدل را با نیاز خود مقایسه کنید.

برای شروع می‌توانید راهنمای خرید از سایت آنزان سیستم را مطالعه کنید و سپس مدل‌های موجود را بر اساس نیاز خود بررسی کنید.

همچنین برای آشنایی بیشتر با مدل‌های مختلف می‌توانید صفحه خرید دستگاه کپی و مقاله جامع دستگاه فتوکپی را نیز ببینید.

نتیجه‌گیری

خرید دستگاه فتوکپی زمانی یک خرید موفق محسوب می‌شود که دستگاه انتخاب‌شده فقط در روز اول مناسب نباشد، بلکه در ماه‌ها و سال‌های استفاده نیز از نظر کیفیت، هزینه مصرفی، تعمیرات و عملکرد برای کسب‌وکار شما منطقی باقی بماند.

بنابراین قبل از خرید، تنها به قیمت یا سرعت دستگاه نگاه نکنید. نوع کاربری، حجم چاپ، امکانات، وضعیت فنی، نو یا استوک بودن، مواد مصرفی، قطعات، خدمات و هزینه نگهداری را در کنار یکدیگر قرار دهید. همین رویکرد ساده می‌تواند احتمال خرید اشتباه را تا حد زیادی کاهش دهد.